Titre Professionnel Chargé d'accueil et de gestion administrative

À l’issue de la formation, le bénéficiaire sera capable d’assurer les activités d’accueil et de gestion administrative d’une structure, en adoptant une posture professionnelle adaptée et en utilisant efficacement les outils numériques et bureautiques.
La formation vise à développer les compétences nécessaires pour :
• Accueillir, renseigner et orienter les différents interlocuteurs d’une structure, en présentiel ou à distance.
• Gérer les flux d’appels, les courriels et les demandes d’information en assurant une communication professionnelle adaptée.
• Traiter les informations et les transmettre aux interlocuteurs concernés dans le respect des procédures de la structure.
• Organiser et gérer les activités administratives courantes nécessaires au bon fonctionnement d’un service ou d’une organisation.
• Produire, mettre en forme et actualiser des documents professionnels à l’aide des outils bureautiques et numériques.
• Assurer le suivi administratif des dossiers et organiser le classement et l’archivage des informations.
• Planifier et organiser les activités, rendez-vous et échéances en utilisant les outils adaptés.
• Communiquer efficacement avec les collaborateurs, clients, usagers, fournisseurs et partenaires de la structure.
• Appliquer les règles de confidentialité, de sécurité et de protection des données dans le traitement des informations.
• Développer son autonomie, son organisation et sa capacité à gérer les priorités dans un environnement professionnel.
La formation prépare à l’acquisition des compétences professionnelles nécessaires à l’obtention du Titre professionnel Chargé d’accueil et de gestion administrative – RNCP41239.

La formation est organisée autour des deux blocs de compétences composant le Titre professionnel Chargé d’accueil et de gestion administrative – RNCP41239.
BLOC 1 – ASSURER LES ACTIVITÉS D’ACCUEIL D’UNE STRUCTURE
RNCP41239BC01
1. Assurer l’accueil physique et téléphonique
* Accueillir les visiteurs et identifier leurs besoins.
* Informer et orienter les interlocuteurs vers le service ou la personne compétente.
* Assurer l’accueil téléphonique et traiter les appels.
* Prendre et transmettre des messages de manière fiable.
* Adapter sa communication et sa posture aux différents interlocuteurs.
* Valoriser l’image de la structure à travers la qualité de l’accueil.
* Prendre en compte les besoins spécifiques des visiteurs, notamment les personnes en situation de handicap.
* Utiliser les outils numériques et les moyens de communication mis à disposition.
2. Gérer des situations complexes à l’accueil
* Identifier et analyser une situation délicate ou conflictuelle.
* Adapter son comportement et sa communication à la situation.
* Gérer les interlocuteurs mécontents ou difficiles.
* Reformuler les demandes et proposer une réponse adaptée.
* Désamorcer les tensions et maintenir une posture professionnelle.
* Respecter les procédures et les limites de son champ d’intervention.
* Solliciter sa hiérarchie lorsque la situation le nécessite.
3. Traiter les flux d’information internes et externes
* Réceptionner et identifier les informations provenant de différents canaux.
* Traiter les courriels et les messages professionnels.
* Transmettre les informations aux interlocuteurs concernés.
* Assurer la traçabilité des informations et des échanges.
* Utiliser les outils de messagerie et les systèmes d’information de la structure.
* Prioriser les informations en fonction de leur urgence et de leur importance.
* Respecter les règles de confidentialité et de protection des données.
* Traiter une communication simple en anglais dans le cadre de l’activité professionnelle.
BLOC 2 – GÉRER LES ACTIVITÉS ADMINISTRATIVES D’UNE STRUCTURE
RNCP41239BC02
4. Prendre en charge les activités administratives courantes
* Réaliser les travaux administratifs nécessaires au fonctionnement d’un service.
* Rédiger et mettre en forme des écrits professionnels.
* Utiliser les outils bureautiques et numériques.
* Gérer les rendez-vous et les agendas.
* Planifier et organiser des réunions.
* Numériser, classer et archiver les documents.
* Organiser les fichiers et dossiers numériques.
* Appliquer les procédures administratives de la structure.
* Organiser son activité en fonction des priorités et des délais.
5. Assurer le traitement administratif des dossiers
* Constituer et mettre à jour des dossiers administratifs.
* Vérifier la présence et la conformité des informations et documents.
* Collecter les pièces nécessaires au traitement d’un dossier.
* Enregistrer et actualiser les informations dans les outils de gestion.
* Assurer le suivi des demandes et des dossiers.
* Effectuer les relances nécessaires.
* Utiliser les outils numériques de gestion et de suivi.
* Garantir la confidentialité et la sécurisation des informations traitées.
6. Traiter les réclamations courantes
* Réceptionner et identifier une réclamation.
* Analyser la demande et rechercher les informations nécessaires.
* Apporter une réponse adaptée dans le respect des procédures.
* Proposer des solutions de premier niveau.
* Assurer le suivi de la réclamation.
* Transmettre les situations nécessitant l’intervention d’un responsable.
* Maintenir une communication professionnelle avec l’interlocuteur.
* Participer à la qualité de service et à la satisfaction des usagers ou clients.
PRÉPARATION À LA CERTIFICATION
Tout au long de la formation, les compétences sont mobilisées à travers des exercices pratiques, études de cas, mises en situation professionnelles et productions de documents.
Une préparation aux épreuves du Titre professionnel est réalisée afin de permettre au candidat de se familiariser avec les attendus de la certification : mises en situation écrites et orales, entretien technique, présentation de productions professionnelles et entretien final.
La validation de l’ensemble des compétences des deux blocs permet l’obtention du Titre professionnel Chargé d’accueil et de gestion administrative – RNCP41239, certification professionnelle de niveau 4 délivrée par le ministère chargé de l’Emploi.

Titre Professionnel Chargé d'accueil et de gestion administrative

Éligible CPF

Financement facilité

Formation diplômante

inscrite au RNCP

Sur mesure

formation adaptée

Maîtriser les savoirs de base : lire, écrire et comprendre le français, réaliser des calculs simples et utiliser les outils numériques courants. Être capable de communiquer à l’oral et à l’écrit.

Présent à Toulouse depuis 2009, Groupe Alternance Toulouse accompagne les apprenants et les professionnels dans leurs projets de formation, avec une pédagogie concrète et un suivi individualisé.

Notre campus propose des formations en alternance du Bac au Bac+5. Il accueille également les adultes au sein de GA Formation Pro Toulouse, notre pôle de formation professionnelle continue. Salariés, demandeurs d’emploi ou personnes en reconversion peuvent ainsi se former et développer leurs compétences sans être en contrat d’alternance.

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